לפני: תקשורת עם בתי ספר ומדריכים במיילים ובוואטסאפ, בלי תיעוד. דוחות פיננסים ושכר ידניים.
ממשק אחד לתקשורת של 80 מדריכים עם הלקוחות, תיעוד אוטומטי, דוחות לניהול הפיננסים, לחישוב המשכורות ולרווחיות.
30 שעות בשבוע
40% מהעבודה הידנית הפכה לאוטומטית. עלייה של 35% בהיקף הפעילות.
31 → 91
הממדים שהשתנו הכי הרבה: ניהול התקשורת עם העובדים והלקוחות.
משחקים בדרך הטבע מפעילה פעילויות חינוכיות בבתי ספר בכל הארץ, עם צוות של 80 מדריכים בשטח ומשרד קטן שמנהל את כולם. כל פעילות היא הזמנה מבית ספר, שיבוץ מדריך, אישור, ביצוע, דיווח, ובסוף חודש: שכר לפי פעילויות וחשבונית לבית הספר. עד הפרויקט, המדריכים דיווחו בוואטסאפ, המשרד העתיק לאקסל, ודוח השכר נבנה ידנית מדיווחים של 80 אנשים. היום המדריך מדווח מהטלפון, הדיווח נכנס למערכת, וגם השכר וגם החשבונית נגזרים ממנו בלי הקלדה.
שלושה אנשים במשרד מול 80 מדריכים ומאות בתי ספר. הזמנה מבית ספר הגיעה במייל או בטלפון, נרשמה בגיליון, ושובצה למדריך בהודעת וואטסאפ. המדריך אישר בוואטסאפ, ביצע, ודיווח בוואטסאפ. בסוף החודש המשרד עבר על עשרות שרשורים כדי לבנות את דוח השכר, ועל אותם שרשורים שוב כדי לוודא את החשבוניות שהמדריכים הגישו, ובמידה רבה התבסס על זיכרון אנושי. הרווחיות של כל פעילות לא הייתה ידועה, כי העלות והמחיר ישבו במקומות שונים. ובכל קיץ, כשההיקף קפץ, המשרד עבד לילות.
ראיונות עם הנהלת המשרד ועובד שטח אחד. שאלת המפתח הייתה מה המדריך מוכן לעשות מהטלפון בשטח, כי תהליך שהמדריכים לא ידווחו בו לא שווה כלום. ההכרעה: ישות "פעילות" במרכז, כל מדריך עם גישה מוגבלת לפעילויות שלו בלבד, ודיווח פשוט מהמכשיר הנייד. לאחר הפעילויות נשלח טופס משוב למדריכים ולבית הספר, וכך יש אישור שהפעילות אכן בוצעה כמתוכנן, והתראות מותאמות להנהלה בהתאם למה שדווח בסקר.
הקמת המערכת. תהליכי אוטומציות וטפסים. טבלאות מרכזות. לוחות בקרה לניתוח הנתונים. כל מדריך רואה את השיבוצים שלו, מאשר ומדווח ביצוע. הודעות אוטומטיות לבית הספר: אישור שיבוץ, תזכורת יום לפני, סיכום אחרי.
בנק שעות. השימוש העיקרי: הוספת סוגי פעילויות חדשים, דיוקים בדשבורדים ובלוחות הבקרה, ואוטומציות נוספות לייעול העבודה.
שיבוץ אוטומטי, אינטגרציה וחיבור מול הנהלת חשבונות להפקת מסמכים חשבונאיים אוטומטית, דירוג מדריכים אוטומטי מהמידע שנאסף בדוחות, והצעות אוטומטיות למכירות חוזרות ללקוחות מועדפים.
לידים, לקוחות, לוגיסטיקה ומלאי באקסלים, במיילים ובוואטסאפ.
לסיפור המלא