האיפיון אושר. עכשיו יש מסמך שאומר מה לבנות, ויש תאריך שבו העסק אמור לעבוד במערכת החדשה. בין השניים יש 8 עד 12 שבועות של עבודה שרובה לא נראית: הקמה, חיבורים, ניקוי נתונים, בדיקות. ומה שכן נראה: הדרכה, ויום אחד שבו עוברים למערכת החדשה.
השלבים חופפים חלקית בפועל.
ישויות, שדות, שלבים, הרשאות. הכול לפי מיפוי האובייקטים מהאיפיון. הרשאות אדמין על שמכם מהיום הראשון. לאחר סיום שלב 1 מתבצעת פגישת אישור מול מוביל הפרויקט מטעמכם.
מחברים את המערכת למקורות הלידים, לדיוור, לוואטסאפ, למרכזייה, להנהלת החשבונות. כל חיבור מתועד עם הכיוון שלו ומה קורה בכשל. בונים את מה שהאיפיון סימן כחוזר על עצמו: הקצאת לידים, תזכורות, מעברי שלב, דוחות. כל אוטומציה נכנסת למפת האוטומציות עם הטריגר והפעולה שלה. לאחר סיום שלב 2 מתבצעת פגישת אישור מול מוביל הפרויקט מטעמכם.
בדיקה נוספת שכל התהליכים תקינים והוגדרו כמו באיפיון. בדיקות טכניות, בקרות תיעוד ואיכות טכנית של הפרויקט. הדרכה להנהלה על המערכת עם נתוני דמה.
מייצאים מהמערכות הישנות, מאחדים כפולים, מסמנים שדות ריקים, שומרים היסטוריה. אתם מאשרים את הקובץ המנוקה לפני שהוא נטען. לאחר סיום שלב 4 מתבצעת פגישת אישור מול מוביל הפרויקט מטעמכם.
הדרכה למחלקות ולהנהלה, על התהליך של כל אחת. היא מתבצעת מיד לאחר העלאת הנתונים, כדי שלא יווצר פער בין הנתונים במערכת הישנה למערכת החדשה. לעיתים ההדרכות מתבצעות פיזית במשרדי החברה, בהתאם למה שנקבע באיפיון.
לאחר העלייה לאוויר מתחילה תקופת התמיכה והליווי. משך התקופה הוא בין חודש ל-3 חודשים, בהתאם לצרכי החברה. במהלכה יש זמינות מוגברת: בעיות שעולות, שאלות של עובדים, והכשרת אדמין מטעם החברה (אחד העובדים שיכיר את המערכת לעומק).
המעבר מתוכנן באיפיון, לא מאולתר בשבוע האחרון. יש שני מודלים. הדרגתי: מחלקה אחת עוברת קודם, בדרך כלל המכירות, ושאר החברה מצטרפת אחרי שהיא יציבה. או מלא: כל החברה עוברת באותו יום, אחרי הדרכה מרוכזת. הבחירה תלויה בכמה מחלקות תלויות זו בזו. בשני המקרים המערכת הישנה נשארת חודש כגיבוי לקריאה בלבד, אבל אחרי ההדרכה לא מקלידים בה.
בוחרים מערכת אחרי האיפיון, לא לפניו. אלה ארבע המערכות שאנחנו מטמיעים הכי הרבה, כי הן מתאימות לעסק ישראלי בינוני: Monday, Fireberry, אוריגמי, Zoho.
פלטפורמה גמישה לניהול עבודה ותהליכים. מתאימה לצוותים שרוצים לבנות את התהליך שלהם בעצמם, עם לוחות, אוטומציות וחיבורים מוכנים.
לשעבר Powerlink. מערכת CRM ישראלית בעברית, חזקה בניהול לידים, לקוחות ותהליכי מכירה, עם התאמה רחבה לשדות ולתהליכים.
מערכת ישראלית לניהול תהליכים, פניות ושירות. מתאימה לארגונים שהעבודה בהם עוברת בין הרבה גורמים ושלבים.
חבילת מערכות רחבה שמכסה מכירות, שיווק, שירות וכספים. מתאימה לעסקים שרוצים הכול תחת קורת גג אחת ובעלות סבירה.
מדריכים כל מחלקה בנפרד, על התהליך שלה, לא על "המערכת" באופן כללי. נציג מכירות לומד את המסע מליד לעסקה. מנהלת חשבונות לומדת מהצעה לחשבונית. אחרי ההדרכה נשארים אצלכם סרטוני הדרכה מוקלטים לכל מחלקה ומדריך כתוב למשתמש. עובד חדש שנקלט בעוד שנה לומד מהם, בלי אותנו.
לפני: 80 מדריכים מתקשרים עם בתי ספר במיילים ובוואטסאפ, בלי תיעוד, ודוח השכר נבנה ידנית.
ממשק אחד לתקשורת, תיעוד אוטומטי, דוחות פיננסים ושכר.
30 שעות בשבוע
40% מהעבודה הידנית הפכו לאוטומטיים.
מעבר הדרגתי: המשרד קודם, המדריכים אחרי שלושה שבועות. חפיפה של חודש. 4 אינטגרציות.
בדרך כלל לא. המעבר מתוכנן באיפיון: הדרגתי לפי מחלקות, או כל החברה באותו יום. המערכת הישנה נשארת חודש כגיבוי, לקריאה בלבד. אחרי ההדרכה לא מקלידים בה. עבודה אמיתית בשתי מערכות היא מצב חריג, ואם הוא נדרש, הוא קצוב מראש.
עוברים למערכת החדשה אחרי ניקוי. לקוחות כפולים מאוחדים, שדות ריקים מסומנים, היסטוריה נשמרת. אתם מאשרים את הקובץ המנוקה לפני הטעינה.
ב-90% מהעובדים לא אוהבים ללמוד מערכות חדשות, וה-10% שכן כנראה משקרים. אפשר להבין אותם, הם רגילים לדרך שלהם לעבוד. אבל אחרי תקופה של כמה חודשים במערכת שמותאמת לצרכים שלהם באמת, כמעט כולם אומרים "אני לא מבינה איך עבדנו לפני המערכת החדשה". ההתחלה לא קלה, אי אפשר לייפות את המציאות. אבל ברגע שעוברים את המשוכה, אין דרך חזרה.
כן, לעיתים זה אפילו מומלץ. בדרך כלל המכירות קודם, כי שם הכאב הכי ברור והתוצאה הכי מהירה. שאר המחלקות מצטרפות אחרי שהראשונה יציבה. האיפיון קובע את הסדר, ואת מה שכל מחלקה צריכה כדי לעבור.