רוב ההטמעות שנכשלות נכשלות באותה נקודה: מישהו בחר מערכת, ואז ניסה להכניס לתוכה עסק. המערכת לא הכירה את התהליך, העובדים לא הכירו את המערכת, ותוך חצי שנה חזרו לאקסל. האיפיון מונע את זה בדרך הכי פשוטה שיש. הוא כותב את התהליך העסקי לפני שמישהו מפתח מערכת. שבועיים עד ארבעה שבועות, פגישות עם כל הגורמים הרלוונטיים, ובסוף מסמך ותרשים מפורט שאומר מה לבנות, באיזו מערכת, ובאיזה סדר.
בירור מעמיק של מטרת הפרויקט והמטרות העסקיות. לאן החברה עתידה לצמוח ואיך המערכות עתידות לתמוך בצמיחה ולייעל את התהליכים בחברה. הבנת מחלקות העסק וגורמי המפתח האנושיים בו. תכנון מעמיק של תהליך האיפיון. הבנת המצב הנוכחי, הבעיות הקיימות והחזון העתידי.
פירוט מעמיק של מסע הלקוח. מה הם ערוצי השיווק שלקוחות מגיעים דרכם. מה הידע הקיים על הסטטיסטיקות והנתונים העסקיים. מה התהליך שלקוח עובר מהרגע שהשאיר פרטים ועד סוף חייו.
אילו מערכות יש, מה מחובר למה, איפה חיים הנתונים ובאיזה מצב הם. כמה טבלאות אקסל רצות מהצד, ומה כל אחת מחליפה. לאחר הפגישה הזאת אנחנו מתכננים עצמאית את מבני הנתונים של המערכת, ומציעים את שדות המערכת החדשה.
פירוט כלל תהליכי האוטומציה והחיבורים בין המערכות השונות. פירוט המדדים העסקיים ולוחות הבקרה שנרצה לשקף בפרויקט.
עוברים על התרשים יחד. איזו מערכת, למה, אילו אוטומציות, גאנט, תקציב. ואם המסקנה היא שהמערכת הקיימת מספיקה, זה מה שכתוב.
המסמך שלכם. אפשר לקחת אותו למיישם אחר, לצוות פנימי. עלות האיפיון לא מקוזזת מפרויקט מלא, ואנחנו אומרים את זה כאן ולא בהצעת המחיר. הסיבה: איפיון שמשולם בנפרד הוא איפיון שכותבים ביושר. אם המסקנה היא "אל תחליפו", אין לנו סיבה להסתיר אותה.
הסיבה האמיתית היא שתכנון מהלך של החלפת מערכת דורש העמקה משמעותית. בדיוק כמו שלא בונים בית בלי שרטוט אדריכלי, לא בונים מערכת בלי איפיון טכני ועסקי.
הצעה כתובה אחרי שיחה ראשונית, כי המחיר תלוי במספר המחלקות והמערכות שממפים. עלות האיפיון נעה בין 2,000 ל-7,500 ש"ח + מע"מ.
המנכ"ל בפגישת הפתיחה ובהצגת המסמך. במהלך פגישות האיפיון נדע להמליץ מי יהיה רלוונטי לאחר השיחה הראשונית. בדרך כלל מנהל השיווק והמכירות, מנהל שירות הלקוחות ומנהל המערכות (אם יש), ולעיתים נכון לשלב גם איש מכירות או גורם אחר שעושה את העבודה "בידיים".
המסמך שלכם, על כל חלקיו, בפורמט שאפשר להעביר. אין קיזוז, אין הנחה, ואין תלות. חלק מהלקוחות מיישמים בעצמם או עם מיישם אחר, וזה תרחיש שהמסמך נכתב בשבילו מראש.
שבועיים עד ארבעה שבועות, לפי מספר המחלקות והמערכות. הגורם שמאריך איפיון הוא כמעט תמיד זמינות של אנשים לראיונות. אם הראיונות נסגרים בשבוע הראשון, המסמך מוכן בשבוע השלישי.